در هر شرکت تجاری امکان ایجاد تغییرات یا تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین وجود دارد که باید به صورت قانونی در این رابطه اقدام نمود، حال این کارها یا به جهت الزام یا در صورت توافق اعضا انجام می شوند. روند ایجاد تمدیدات یا تغییرات در شرکت های سهامی خاص با مسئولیت محدود متفاوت است که در ادامه توضیحات کامل در این زمینه ارائه خواهد شد. جهت کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با موضوع تمدید هیئت مدیره و بازرسین، در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.
تغییر و تمدید هیئت مدیره و بازرسین
در هر شرکت بسته به نوع آن، قوانینی جهت تغییر یا تمدید هیئت مدیره و بازرسین در بازه زمانی مشخصی وجود دارد که سر تاریخ مورد نظر برحسب رای و تصمیم اعضای شرکت یا این اشخاص تغییر می کنند یا آن ها را مجددا برای بر عهده گرفتن آن سمت تمدید می نمایند. در برخی از شرکت ها هم هیچ قانونی مبنی بر داشتن الزام در این جهت وجود ندارد و این کار به صورت اختیاری و با نظر سهام داران و اعضای شرکت صورت می گیرد. تغییرات در پست کارکنان شرکت های سهامی خاص با مسئولیت محدود متفاوت است و به صورت شرح داده شده در قسمت زیر است:
-
شرکت سهامی خاص
در رابطه با این موضوع در اساسنامه شرکت های سهامی خاص بیان شده است که حداکثر زمان تصدی سمت توسط اعضای هیئت مدیره، دو سال و این مدت زمان برای سمت بازرسین یک سال است. لذا، جهت تصمیم گیری در رابطه با تغییر یا تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت های سهامی خاص، باید مجمع عمومی فوق العاده ای تشکیل و در آن به این موضوع رسیدگی شود.
-
شرکت با مسئولیت محدود
در رابطه با تغییر اعضای هیئت مدیره و بازرسین این شرکت ها قانون خاصی وجود ندارد و هر شرکت بنا به تصمیم اعضای آن، می تواند قوانینی را در این زمینه وارد اساسنامه خود کند یا این که هر زمان کارکنان شرکت تصمیم بر ایجاد تغییراتی در اعضای هیئت مدیره و بازرسین دارند، آن را عملی نمایند.
نکته: با توجه به وجود قوانین خاص در رابطه با تمدید یا تغییر اعضای هیئت مدیره و بازرسین در شرکت های سهامی خاص، در صورت پایان زمان مقرر تصدی پست و عدم تمدید آن، همچنان هیئت مدیره و بازرسین قبلی در مقابل تصمیمات و اقدامات صورت گرفته در شرکت مسئول هستند و به طور کامل صلب مسئولیت نشده اند، تنها در صورت مراجعه به بانک و بیمه یا در زمان شرکت در مناقصات و بستن قرارداد ها به دلیل ضرورت ارائه آگهی رسمی شرکت، دچار مشکل می شوند. لذا، پیشنهاد می شود جهت روبه رو نشدن با مشکل در زمان مقرر، اقدام به تمدید یا تغییر اعضا نمایید.
مدارک لازم جهت تمدید هیئت مدیره و بازرسین
- ارائه دادن فرم اظهار نامه یا صورت جلسه تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین با وجود مهر و امضای تمامی حاضرین در جلسه( درصورت عدم حضور برخی از اعضا، باید آگهی دعوت به جلسه ارائه شود.)
- کپی برابر اصل مدارک شناسایی مدیران و بازرسان
- مدارک تحصیلی مدیران و بازرسان
- فهرست نام تمامی سهام داران و مقدار سهام آن ها
- روزنامه رسمی ثبت شرکت همراه با آگهی آخرین تغییرات آن به همراه اساسنامه شرکت
- گواهی عدم سابقه کیفری و پایان خدمت یا معافی ( در صورت مذکر بودن) مدیران و بازرسین
مراحل تمدید هیئت مدیره و بازرسین
- اقدام به برگزاری مجمع عمومی فوق العاده و تنظیم صورت جلسه ای با تأیید و مهر و امضای تمامی اعضای حاضر در آن ( حداقل باید دو سوم از اعضا رای بر تمدید مدیران و بازرسان صادر نماید.)
- ورود به سامانه اداره ثبت، وارد نمودن اطلاعات و بارگزاری صورت جلسه در این سایت
- در صورت دریافت تأیید اولیه توسط کارشناسان باید اقدام به ارسال مدارک به آدرس ادراه نمود.
- در صورت تأیید مدارک و انجام گرفتن تمامی کارهای ثبت، باید در مکان اداره حضور به عمل آورده و اقدام به پرداخت هزینه های لازم نمود.
- در نهایت باید آگهی تمدید مدیران و بازرسان شرکت در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار چاپ شود.
نکاتی در رابطه با تمدید هیئت مدیره و بازرسین
یکی از نکاتی که در رابطه با موضوع تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت دارای اهمیت بسیاری است، تشکیل مجمع عمومی برای انجام این کار و حضور حداکثری اعضا در آن بوده که به این منظور باید یک آگهی در روزنامه رسمی به عنوان دعوتنامه چاپ شود تا نبود برخی از افراد از نظر اداره مذکور قابل توجیح باشد.
در این مورد، حتما باید نام تمامی اعضای حاضر در مجمع در صورت جلسه ذکر شود و به امضای همگی آن ها برسد. همچنین ذکر نام سهام داران با مقدار سهام آن ها در شرکت امری الزامی است.
شما عزیزان که قصد تمدید مدیران و بازرسین شرکت خویش را دارید، باید ظرف مدت حداقل ۱۲ و حداکثر ۱۸ روز مجمع عمومی فوق العاده را تشکیل و اقدام به تنظیم صورت جلسه نمایید.
هزینه های تمدید هیئت مدیره و بازرسین
تمامی اقدامات برای ثبت یک موضوع در رابطه با شرکت یا ایجاد تغییرات در آن، در بردارنده یک سری هزینه ها است که از جمله هزینه هایی که در رابطه با موضوع تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت باید پرداخت شود، می توان به هزینه چاپ آگهی دعوت به مجمع عمومی در روزنامه رسمی، هزینه پست مدارک، کارمزد مربوط به ثبت در اداره مورد نظر و هزینه مربوط به چاپ آگهی تمدید در روزنامه رسمی اشاره کرد.