امروزه میتوان از طریق سامانه اداره ثبت شرکتها نسبت به اخذ پلمپ دفاتر اقدام نمود. از کاربردهای اصلی این دفاتر میتوان به گرفتن کارت بازرگانی و ارائه اظهارنامه مالیاتی اشاره کرد. این دفاتر لازمه کسب و کارها برای اجازه فعالیت‌های مالی در ایران هستند، البته کسبه خرد به علت تراکنش‌های معمول مالی نیاز به دریافت این دفاتر نیستند.
این تکلیف قانونی در جهت مدیریت و نظارت مالی بر کسب و کارهای بزرگ تعیین شده است و نگارش و ثبت اطلاعات واقعی و قابل استناد در آنها امری ضروری به حساب می‌آید که در صورت عدم رعایت صحیح آنها، جریمه هنگفتی شامل حال کسب و کار خواهد شد. شما اینجا هستید تا اطلاعات لازم درباره نحوه ثبت‌نام برای دفاتر پلمپ، انواع این دفاتر، مدارک موردنیازو زمان اخذ آنها را بدانید.
دفاتر پلمپ چیست؟
یکی از اصول حیاتی و بسیار مهم پس از ثبت و اخذ جواز کسب و کار، پیگیری دفاتر پلمپ است. هنگامی‌که شما به‌عنوان یک شرکت بزرگ یا سازمانی با فعالیت‌های گسترده مالی اقدام به حضور در عرصه تجارت می‌کنید، نیاز دارید تا گردش مالی، نقل و انتقالات و هزینه‌های درآمدی خود را به اداره مالیات اعلام کرده و سوابق مالیاتی خود را ثبت کنید. بنابراین طبق ماده 6 قانون تجارت، شما موظف هستید تا عملکرد سالانه مالی خود را به‌صورت دفاتر پلمپ به اداره مالیات تحویل دهید. شاید از خود بپرسید اگر در ابتدای سالی هیچ‌گونه فعالیت یا گردش مالی نداشتید چه باید بکنید؟ باید بگویم در این صورت دفاتر پلمپ را تحویل می‌گیرید اما عدم فعالیت خود را با خالی تحویل دادن این دفاتر به دارایی کار خود را پیش می‌برید.
شاید نام دفاتر پلمپ اندکی به گوشتان ناآشنا باشد یا حداقل این واژه کذایی شما را یاد پلمپ شرکت یا دفتر بیندازد اما برای درک بهتر آن باید خاطرنشان کرد که دفاتر پلمپ شامل 4 دسته می‌شوند که به ترتیب عبارتند از :
1- دفتر روزنامه 2- دفتر کل 3- دفتر دارائی 4- دفتر کپیه.
در صورتی‌که کسب و کار شما در سطح کلان فعالیت می‌کند شما باید هر 4 دفتر را تهیه کرده و در ابتدای هر سال مالی آن را به اداره دارایی اراده کنید اما شایان ذکر است که دفتر روزنامه و دفتر کل به‌صورت قانونی باید برای هر شرکتی که قصد فعالیت تجاری دارد تهیه شود. از مهمترین اهداف دفاتر پلمپ و ارائه اظهارنامه مالیاتی جلوگیری از سو استفاده‌های احتمالی شرکتها است. و بالطبع عدم نام‌نویسی و تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی مشمول جریمه خواهید شد.
برای درک بهتر این موضوع قرار است تمامی نکات لازم، اعم از: سامانه، ثبت‌نام، مراحل و چگونگی ارسال اظهارنامه را در این مقاله مورد بررسی قرار دهیم.
انواع دفاتر تجاری پلمپ روزنامه
به موجب ماده ۶ قانون تجارت، تمامی تاجرها به جز کسبه جزء ، موظف هستند دفاتر تجاری را تکمیل کرده و در راستای حسن انجام امور تجاری به اداره ذی‌ربط ارائه دهند.
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه، از دفاتر مهمی است که هر تاجری باید روزانه اطلاعات جزئی و دقیق مالی خود را در آن ثبت کند که شامل: کلیه مطالبات، بدهی‌ها، داد و ستد تجاری، معاملات می‌شود. از خصوصیات بارز این دفتر میتوان به درج اسم و رسم و میزان مبالغ هزینه‌های شخصی فرد نام برد.
دفتر روزنامه در دو نوع عمومی و اختصاصی دسته‌بندی می‌شود. از کاربردهای اساسی این دفتر میتوان به ثبت رویدادهای مالی و تجاری و همچنین اسناد تجاری نام برد. تمامی این گزارش‌های مالی و تجاری بر مبنای اصول و ضوابط قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی پای‌ریزی شده است.
دفتر روزنامه عمومی بیشتر مورد استفاده شرکت‌های کوچک قرار می‌گیرد و هدف اصلی آن مدیریت مالی این دست شرکتها برای برآورد میزان بدهکاری و بستانکاری حاصل از معاملات و رویدادهای مالی است. در حالی‌که روزنامه اختصاصی شرکت‌های تجاری کلان یا بزرگ را مورد هدف قرار داده و معاملات تجاری آنها را در 4 دسته مختلف بهطور مجزا ارائه می‌دهد.
این 4 دسته از تراکنش‌های مالی برای موسسات بزرگ شامل تاریخ داد و ستد هستند که برای درج اطلاعات مهم مالی از قبیل: دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
دفتر کل
دفتر کل، شمایی کلی از معاملات و گزارشات مالی تاجران را در بازه زمانی یک هفته به تصویر می‌کشد. در این زمان تاجر با استخراج تمامی انواع معاملات خود از دفتر روزنامه و تفکیک آنها، هر یک را در صفحه‌ای جداگانه از دفتر کل بهطور خلاصه ثبت می‌کند.
دفتر دارایی
با استفاده از این دفتر تاجران تمامی گزارشات و معاملات مالی سالانه خود را بهطور جامع در این دفتر ثبت می‌کنند. از مهمترین دارایی‌های موجود میتوان به منقول و غیرمنقول، دیون و مطالبات سال گذشته اشاره کرد. فرق عمده دفتر دارایی با دفتر کل در این است که این دفتر به ثبت ریز معاملات و رویداهای مالی می‌پردازد در صورتی‌که تمرکز اصلی دفتر کل بر روی گزارش مالی هفته‌ای است. لازم به ذکر است که این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام شود.
دفتر کپیه
دفتر کپبه برای ثبت و ضبط تمامی نامه‌ها، مراسلات، تلکس، فکس ، فاکتورها و تلگراف‌هاست تاجرها است. دفاتر تجاری (به جز دفتر کپیه) به موجب الزامات ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شود.
نحوه پر کردن دفاتر پلمپ
دفاتر پلمپ شامل 6 قسمت مختلف است که برای شفاقیت گزارشات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اولین جز آن شماره ردیف یا سند حسابداری رویداد مالی است که با این شماره هر معامله مالی قابل پیگیری است. تاریخ دومین ستون مرتبط با این دفتر است که ماه و سال در دو ستون مجزا وارد می‌شود و سال بالای این دو قرار می‌گیرد.
- شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوط به آن صفحه منتقل شده، درج می‌شود.
- شرح که ستون بزرگتری را به خود اختصاص داده برای درج حساب بدهکار، حساب بستانکار و در نهایت توضیح مختصری از معامله مالی یا رویداد مربوطه در این ستون درج می‌شود.
- منقول از صفحه: پایین هر صفحه از دفتر روزنامه رسمی شماره‌ای درج شده است؛ پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره مذکور در بخش منقول از صفحه … درج می‌شود.
- بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
- بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.
مراحل و راهنمایی دفاتر پلمپ
نحوه درخواست پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقوقی
اولین مرحله برای ثبت نام در دفاتر پلمپ قانونی استفاده از سامانه اداره ثبت شرکتها به آدرس سایت irsherkat.ssaa.ir است.
مراحل بعدی که شامل تکمیل و ارسال اظهارنامه در زیر بهطور کامل توضیح داده می‌شود:
- نشانی سایت بالا را در مرورگر خود جستجو کنید و وارد سایت irsherakt شوید، سپس از قسمت بالایی سایت گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی انتخاب کنید.
- در این مرحله صفحه‌ای ظاهر می‌شود که شامل اطلاعاتی از قبیل: نوع شخص متقاضی، نوع تقویم مالی، تابعیت و شماره و … است. دقت کنید اطلاعات را درست و کامل وارد کنید.
- حالا نوبت به ثبت اطلاعات حقوقی می‌رسد که شامل اطلاعاتی نظیر: شناسه ملی، شماره ثبت نام، تاریخ ثبت و …می‌شود. بعد از تکمیل اطلاعات تیک تایید آن را در پایین صفحه بزنید تا وارد مرحله بعدی شوید.
- این مرحله با اطلاعات حقیقی فرد متقاضی اظهارنامه سر و کار دارد که از مهمترین آنها میتوان به تابعیت ، شماره ملی و… اشاره کرد. تمامی اطلاعات را تکمیل کنید تا به مرحله بعد بروید.
- این مرحله به اعضای هیئت مدیره مربوط می‌شود. اطلاعات هر قسمت را بهطور کامل وارد کنید و در انتها دکمه ثبت اطلاعات شخص را بزنید تا داده‌ها در اظهارنامه ثبت شوند.
- در مرجله ششم، باید اطلاعات حقیقی هر یک از اعضای هیئت مدیره وارد شود که از مهمترین آنها میتوان از مدت تصدی، وضعیت حق امضا و تاریخ شروع سمت نام برد.
- در اینجا اطلاعات دفاتر مشخص می‌شود به این صورت‌که هر یک از دفاتر با جزئیاتی از قبیل: نوع دفتر، تعداد برگ و تعداد آن را جداگانه برای هر دفتری که موظف به ارائه آن هستد، وارد کنید و روی دکمه ذخیره دفتر مورد تقاضا کلیک کنید.
نکته: این مرحله تنها انتخاب 2 جلد دفتر روزنامه و 2 دفتر کل امکان‌پذیر است.
- در این مرحله صحت اطلاعات درج‌شده را با انتخاب گزینه تایید اظهارنامه و پلمپ و مدارک مورد نیاز را تایید کنید.
- پس از گذر از مرحله نهایی، اطلاعات ارسالی بررسی شده و دفاتر درخواستی شما به آدرس موجود در فرم اظهارنامه ارسال می‌شود. پس از تایید این اطلاعات توسط کارشناس اداره ثبت این دفاتر برای متقاضی ارسال می‌شود.
نحوه درخواست پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقوقی
- در این مرحله شخص حقیقی وارد نشانیssaa.ir شده وصفحه ارسال درخواست را باز می‌کند، در این کرحله اطلاعات شخصی را وارد کرده و به مرحله بعدی می‌رود.
- این مرحله شامل وارد کردن اطلاعات سمت تکمیل کنندهاظهارنامه می‌شود که از مهمترین آنها میتوان از شماره ملی، نام و نام خانوادگی، تابعیت نام برد.
- سپس نوبت به وارد کردن اطلاعات دفاتر قانونی فرد متقاضی می‌رسد که گزینه‌های رایج انتخابی آن شامل 2 جلد دفتر کل و 2 جلد دفتر روزنامه است.
- در آخر، کاربر با مرور و تایید اطلاعات خود و همچنین ارسال مدارک موردنیاز اظهارنامه را تکمیل کرده و آن را ارسال می‌کند.
- پس از ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقیقی، کارشناسان درخواست موجود را بررسی می‌کنند و در صورت صحت تمامی اطلاعات و مدارک، آن را تایید می‌کنند.
- پس از آن فرد می‌بایست مدارک درخواستی را تکمیل کرده و به آدرس اداره ثبت شرکتها ارسال نماید. پس از ارسال مدارک و پرداخت هزینه لازم، دفاتر قانونی مورد درخواست به صورت پلمپ شده به آدرس متقاضی ارسال می‌شود.
دلیل اصلی پلمپ دفاتر
شرکت‌هایی که دستی در صادرات و واردات داشته و دارای کارت بازرگانی هستند، نسبت به دریافت این دفاتر حتما باید اقدام کنند. از دلایل اصلی پلمپ دفاتر این است که حتی‌الامکان از تقلب جلوگیری شود تا کارنامه مالی شرکتها و موسسات بهطور کامل و واضح قابل بررسی و پیگیری باشد. در صورتی‌که شرکتی از درخواست دفاتر پلمپ خودداری کند مشمول 40 درصد جریمه از مالیات تعلق گرفته از سمت دارایی می‌شود. همچنین اگر بنابر دلایلی دفاتر پلمپ شما از سوی ممیزان دارایی رد شود، شما موظف به پرداخت جریمه ۲۰ درصد مالیات، خواهید بود. نرخ درصد جریمه هر سال با سال پیشین متقاوت بوده و روند افزایشی را طی می‌کند.
چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر اقدام نمود؟
زمان دریافت دفاتر پلمپ، پیش از شروع سال مالی جدید است. برای مثال اگر فرض کنیم سال مالی شما فروردین 1403 است شما موظف هستید تا اسفند 1402 برای گرفتن دفاتر پلمپ جدید اقدام کنید مگر اینکه دفاتر پلمپ شما قبل از ورود به سال مالی جدید، کامل پر شده باشد و نیاز به دفاتر جدید داشته باشید.
از علل اصلی این کار، ایجاد نظم و هماهنگی بین شرکت‌های مختلف برای جلوگیری از مشکلات احتمالی و بروز مداخله های مالی آنها با همدیگر است.
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر
مدارک مورد نیاز برای اخذ دفاتر با توجه به نوع تقاضادهنده متفاوت است. برای اشخاص حقیقی، کپی کارت ملی و کپی پروانه کسب یا جواز کسب‌وکار از الزامات است. برای اشخاص حقوقی ارائه مدارکی از جمله: کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت، کپی روزنامه تاسیس شرکت، کپی آخرین ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات) و وکالتنامه یا معرفی‌نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند، ضروری در نظر گرفته شده است.
دلایل رد کردن دفاتر پلمپ
پس از ارسال اظهارنامه مالیاتی برای گرفتن دفاتر پلمپ ممکن است درخواست شما به دلایل گوگانی مورد قبول واقع نشود.
یکی از متداول‌ترین دلایل رد شدن دفاتر پلمپ ثبت اطلاعات غلط یا غیرواقعی است که این اطلاعات غلط می‌تواند از اسامی اعضای هیئت مدیره تا اطلاعات حساب بانکی متقاوت باشد.
دومین دلیل رایج آن می‌تواند استفاده از دفاتر سال‌های پیشین باشد، که در صورت وقوع چنین اشتباهی دفاتر پلمپ شما سریعا لغو می‌شود و شما موظف به جبران خسارت هستید.
از دیگر دلایل رد شدن دفاتر پلمپ، سفید گذاشتن صفحات، تراشیدگی و مخدوش نمودن آن است. طبق ماده قانون 13 تجارت اداره ثبت شرکتها روی این موضوع بسیار حساس است زیرا ممکن است گمان بر این رود که یکسری از فعالیت‌ها مالی شرکت ثبت نشده است.
و آخرین دلیل مهم این است که خیلی از شرکتها یا سازمان‌ها از در اختیار قرار دادن اطلاعات شعب دیگر خود در ارسال اظهارنامه مالیاتی امتناع می‌کنند و این خطا باعث رد شدن دفاتر پلمپ می‌شود.
کلام آخر
از شروط لازم برای دریافت انواع دفاتر پلمپ مشخص شدن ابعاد کسب و کار است. هدف استفاده این دفاتر ثبت رویدادهای مالی، بدهکاری و بستانکاری، گزارش‌های هفتگی و سالانه و مراسلات صادرات و واردات و مواردی از این دست است. شما می‌توانید با مراجعه به سایت irsherkat مراحل ثبت‌نام را برحسب نوع کاربری حقوقی یا حقیقی پیش ببرید. تنها نکته حائز اهمیت این است اطلاعات درست و واقعی را ارائه کرده و مدارک موردنیاز، شعب دفاتر پلمپ را بهطور دقیق ثبت کنید. همچنین رعایت قوانینی از قبیل سفید یا خالی گذاشتن صفحات الزامی است تا دفاتر خود را در اسرع وقت و بدون پرداخت هزینه‌های اضافی دریافت کنید.